Gebruiksvoorwaarden Inschrijvingsplatform

00 Partijen

Deze voorwaarden regelen het gebruik van het Inschrijvingsplatform als online dienst (SaaS), voor een maandelijkse vergoeding.

De Leverancier: Extra Paar Handen UG (haftungsbeschränkt), handelend onder de naam frederikdaneels.com, Bocks Allee 9, 32369 Rahden, Duitsland, ingeschreven bij het Amtsgericht Bad Oeynhausen onder HRB 16946, btw-nummer DE327907385, vertegenwoordigd door Frederik Daneels.

De Klant: de onderneming die het Platform afneemt door een voorstel van de Leverancier te aanvaarden (het "Voorstel").

Samen "de Partijen". De Overeenkomst bestaat uit het Voorstel, deze voorwaarden en drie bijlagen: Bijlage 1 Dienstverleningsniveau, Bijlage 2 Verwerkersovereenkomst en Bijlage 3 Continuïteitsregeling. Het Voorstel bepaalt onder meer de bedragen, de startdatum en het aantal websites. Bij tegenstrijdigheid gaat het Voorstel voor op deze voorwaarden, behalve voor de verwerking van persoonsgegevens: daar gaat Bijlage 2 voor. Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.

01 Definities

• Platform: de software "Inschrijvingsplatform" van de Leverancier, online bereikbaar: inschrijvingsformulieren, beheer van opleidingen en klanten, betalingen, facturen, mails, feedback en het klantportaal.
• Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn deelnemers in het Platform ingeven of die het Platform voor de Klant aanmaakt, met inbegrip van persoonsgegevens, mailteksten en instellingen.
• Gebruikers: de personen die de Klant toegang geeft tot het klantportaal, met de rol beheerder of medewerker.
• Koppelingen: diensten van derden die de Klant met eigen accounts gebruikt en aan het Platform koppelt, zoals Mollie, Billit, Google (Gmail, Drive) en de eigen website.
• Beschikbaarheid, Storing, Onderhoud: zoals omschreven in Bijlage 1.

02 Voorwerp

2.1 De Leverancier stelt het Platform als online dienst ter beschikking van de Klant voor de duur van de Overeenkomst. De dienst omvat: hosting, beveiliging, nachtelijke back-ups, bewaking, updates, onderhoud en ondersteuning zoals in Bijlage 1.

2.2 Het Platform wordt geleverd zoals het op de startdatum werkt, met de functies beschreven in het Voorstel en de documentatie in het klantportaal. Nieuwe functies vallen niet onder de maandelijkse vergoeding; kleine aanpassingen wel (artikel 6.3).

2.3 De Leverancier levert een middelenverbintenis: hij zet alle redelijke middelen in om het Platform goed en veilig te laten werken, volgens de normen van een zorgvuldige softwareleverancier. Een resultaat, zoals een minimum aantal inschrijvingen of omzet, is niet verbonden aan de Overeenkomst.

03 Toegang en gebruik

3.1 De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het Platform te gebruiken voor de eigen opleidingsactiviteiten, voor het aantal websites uit het Voorstel, tijdens de duur van de Overeenkomst.

3.2 De Klant duidt zelf zijn Gebruikers en hun rol aan. Beheerders loggen in met een tweede factor (passkey of authenticator-app). De Klant houdt de toegang tot de mailboxen van zijn Gebruikers veilig, omdat de login via e-mail verloopt, en meldt een vermoeden van misbruik meteen aan de Leverancier.

3.3 De Klant gebruikt het Platform niet om onrechtmatige inhoud of ongevraagde reclame te versturen, niet om de beveiliging te omzeilen en niet om de software te kopiëren of na te bouwen.

3.4 De Klant beheert zijn Koppelingen en de contracten met die derden zelf. Kosten van Mollie, Billit, Google of de eigen website zijn voor de Klant.

04 Opstart

4.1 De Leverancier richt het Platform in voor de Klant zoals in het Voorstel, bijvoorbeeld door opleidingen, prijzen, mailteksten, formulieren en koppelingen over te nemen uit de huidige werkwijze. Hiervoor betaalt de Klant de opstartvergoeding uit artikel 7.

4.2 Vóór de livegang test de Klant het Platform in de testomgeving en geeft hij schriftelijk (ook per mail) zijn akkoord. De livegang geldt als aanvaarding van de opstart.

05 Ondersteuning

5.1 De Klant meldt Storingen en vragen via het klantportaal (Tickets of Chat) of per mail aan [email protected]. Reactietijden en prioriteiten staan in Bijlage 1.

5.2 Ondersteuning gebeurt in het Nederlands of het Engels.

06 Wijzigingen aan het Platform

6.1 De Leverancier mag het Platform verbeteren en aanpassen, onder meer voor veiligheid, wetgeving of wijzigingen bij Koppelingen. Een wijziging vermindert de afgesproken kernfuncties niet zonder het akkoord van de Klant.

6.2 Wijzigingen die de werking voor de Klant merkbaar veranderen, kondigt de Leverancier minstens 14 dagen vooraf aan, behalve dringende veiligheidsupdates.

6.3 Kleine aanpassingen op vraag van de Klant, zoals een tekst, een instelling of een mail wijzigen, zitten in de maandelijkse vergoeding. Nieuwe functies of grotere aanpassingen gebeuren op offerte, na schriftelijk akkoord. Ander werk buiten de maandelijkse vergoeding, zoals hulp bij de overstap (artikel 16), gebeurt aan het uurtarief uit het Voorstel, of op offerte als het Voorstel geen uurtarief vermeldt.

07 Prijs en betaling

7.1 De Klant betaalt:

7.2 De maandelijkse vergoeding wordt automatisch betaald. Andere facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen, net als een maandfactuur waarvan de automatische betaling mislukt. Bij laattijdige betaling geldt de wettelijke interest voor handelstransacties. Na een schriftelijke herinnering en 30 dagen zonder betaling mag de Leverancier de toegang tot het beheer opschorten. Inschrijvingsformulieren, lopende betalingen en de nachtelijke kopie van de Klantgegevens blijven werken; Klantgegevens worden nooit gewist wegens niet-betaling zonder de procedure van artikel 16.

08 Prijswijziging

8.1 De Leverancier kan de maandelijkse vergoeding aanpassen. Hij meldt dat minstens 3 maanden vooraf per mail. De Klant kan, zoals altijd, opzeggen tegen het einde van de lopende betaaltermijn (artikel 9.1).

09 Duur en opzegging

9.1 De Overeenkomst begint op de datum waarop de Klant het Voorstel aanvaardt en loopt per maand, zonder minimumduur. De Klant kan op elk moment opzeggen in het klantportaal (Facturatie en betaling) of per mail. De automatische betaling stopt dan vanaf de volgende betaaltermijn, en het Platform blijft beschikbaar tot de laatste dag van de lopende betaaltermijn; daarna geldt artikel 16. Een betaalde opstartvergoeding wordt niet terugbetaald. De Leverancier kan opzeggen met een opzegtermijn van 2 maanden.

9.2 Elke Partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als de andere Partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat niet herstelt binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement of vereffening van de andere Partij.

10 Klantgegevens

10.1 De Klantgegevens zijn en blijven eigendom van de Klant. De Leverancier gebruikt ze enkel om de dienst te leveren, zoals in Bijlage 2.

10.2 De Klant kan zijn gegevens altijd zelf exporteren via de kopie in zijn eigen Google Drive (Bijlage 3): elke nacht automatisch, of meteen met de knop "Maak nu een kopie" in het klantportaal. Die kopie bevat een leesbare Google Sheet en een volledige kopie van de database. Deelnemerslijsten kan hij ook per opleidingsdatum als CSV downloaden. Gebruikt de Klant geen Google Drive, dan levert de Leverancier op vraag een volledige export (database-dump en CSV).

10.3 De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en de rechtmatigheid van de gegevens die hij ingeeft, en voor de inhoud van zijn mails, formulieren en voorwaarden.

11 Intellectuele eigendom

11.1 Het Platform, de broncode, het ontwerp, de documentatie en alle verbeteringen blijven eigendom van de Leverancier, ook als ze op vraag van de Klant gemaakt zijn, tenzij schriftelijk anders afgesproken. De Klant krijgt enkel het gebruiksrecht van artikel 3.

11.2 De inhoud die de Klant zelf maakt (teksten, logo's, foto's, formuliervragen) blijft van de Klant. De Klant geeft de Leverancier het recht die inhoud te gebruiken voor zover nodig om de dienst te leveren.

11.3 De Leverancier mag de algemene kennis en werkwijzen die hij bij deze opdracht opdoet, gebruiken voor andere klanten, zonder Klantgegevens of vertrouwelijke informatie van de Klant te gebruiken.

12 Beschikbaarheid

12.1 De Leverancier streeft naar een Beschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand, gemeten en uitgezonderd zoals in Bijlage 1. Het actuele en vroegere verloop staat op de publieke statuspagina status.frederikdaneels.com.

12.2 Haalt de Leverancier dat doel in een maand niet, dan krijgt de Klant op zijn vraag een korting op een volgende factuur volgens de tabel in Bijlage 1. Die korting is de enige vergoeding voor onvoldoende Beschikbaarheid; ze laat het recht om de Overeenkomst te beëindigen bij een ernstige tekortkoming (artikel 9.2) onverlet.

12.3 Het Platform is niet bedoeld als enige bewaarplaats van gegevens die de Klant wettelijk moet bewaren (zoals facturen). Facturen staan ook in Billit, betalingen in Mollie, en alle Klantgegevens elke nacht in de eigen Drive van de Klant.

13 Aansprakelijkheid

13.1 De totale aansprakelijkheid van de Leverancier voor alle schade samen, in een kalenderjaar, is beperkt tot het bedrag van de vergoedingen die de Klant in de 12 maanden vóór het schadeverwekkende feit heeft betaald.

13.2 De Leverancier is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gederfde winst of omzet, gemiste inschrijvingen, verlies van klanten of reputatie, en kosten van een vervangende dienst.

13.3 De Leverancier is niet aansprakelijk voor schade door: Koppelingen en andere diensten van derden die de Klant gebruikt (zoals Mollie, Billit, Google of de eigen website), fouten of instellingen van de Klant of zijn Gebruikers, en onjuiste Klantgegevens.

13.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of zware fout van de Leverancier, en niet voor schade aan het leven of de fysieke integriteit van personen.

13.5 De Klant meldt schade schriftelijk binnen 6 maanden nadat hij ze kende of had moeten kennen.

14 Overmacht

14.1 Geen Partij is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht: een gebeurtenis buiten haar redelijke controle die ze niet kon voorzien of vermijden, zoals een grootschalige storing bij de hostingpartner of het internet, een cyberaanval ondanks redelijke beveiliging, een natuurramp of een overheidsmaatregel.

14.2 De getroffen Partij meldt de overmacht zo snel mogelijk en beperkt de gevolgen. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag elke Partij de Overeenkomst zonder schadevergoeding beëindigen.

15 Continuïteit

15.1 De Leverancier bouwt het Platform met gangbare, open technologie (JavaScript, SQLite-database) en houdt technische documentatie bij, zodat een andere ontwikkelaar het kan overnemen.

15.2 De Klant heeft elke nacht een volledige kopie van zijn gegevens in zijn eigen Drive, en kan bij het einde alles exporteren (Bijlage 3 en artikel 16). De broncode blijft bij de Leverancier.

16 Einde van de Overeenkomst

16.1 Na het einde kan de Klant zijn gegevens nog 30 dagen exporteren. Op vraag levert de Leverancier binnen die termijn een volledige export (database-dump en CSV) en helpt hij bij de overstap aan het uurtarief van artikel 6.3, kosteloos als het einde komt door een tekortkoming van de Leverancier.

16.2 Daarna wist de Leverancier de Klantgegevens binnen 30 dagen, met uitzondering van back-ups die na hun bewaartermijn van 30 dagen vanzelf verdwijnen, en van wat de wet hem verplicht te bewaren. De kopieën in de eigen Drive van de Klant blijven van de Klant.

17 Slotbepalingen

17.1 Vertrouwelijkheid: Partijen houden vertrouwelijke informatie van de andere Partij geheim, ook tot 3 jaar na het einde van de Overeenkomst.

17.2 Overdracht: de Leverancier mag de Overeenkomst overdragen aan een opvolger die het Platform verder uitbaat, mits voorafgaande melding; de Klant mag dan opzeggen zonder opzegtermijn.

17.3 Wijzigingen aan de Overeenkomst gelden enkel als beide Partijen ze schriftelijk aanvaarden. Een nieuwe versie van deze voorwaarden geldt voor een bestaande Klant pas na zijn schriftelijk akkoord. Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest gelden en vervangen Partijen ze door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit.

17.4 Op de Overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Partijen zoeken eerst samen een oplossing; lukt dat niet binnen 30 dagen, dan zijn de rechtbanken van Gent bevoegd.

B1 Bijlage 1: Dienstverleningsniveau

Doel: het inschrijvingsformulier en het klantportaal zijn 99,5% van de tijd per kalendermaand bereikbaar en werkend. Dat is maximaal ongeveer 3 uur en 40 minuten Storing per maand.

1. Meting

• Een externe bewakingsdienst, buiten de hosting van het Platform, controleert elke minuut het inschrijvingsformulier, het klantportaal en de onderdelen op de statuspagina.
• Er is een Storing als twee opeenvolgende controles van het formulier of het portaal mislukken. De Storing duurt tot de eerste geslaagde controle.
• Beschikbaarheid = (minuten in de maand − minuten Storing) / minuten in de maand.

2. Telt niet mee als Storing

• Aangekondigd onderhoud: minstens 48 uur vooraf gemeld in het klantportaal en per mail aan de beheerders, bij voorkeur tussen 22 en 6 uur, samen maximaal 4 uur per maand.
• Dringende veiligheidsupdates, zo kort mogelijk.
• Storingen bij Koppelingen en andere diensten van derden die de Klant gebruikt (Mollie, Billit, Google, de eigen website, de internetverbinding van de Klant of de deelnemer).
• Overmacht (artikel 14), en oorzaken bij de Klant of zijn Gebruikers.
• De testomgeving.

3. Korting bij onvoldoende Beschikbaarheid

De Klant vraagt de korting binnen 30 dagen na het einde van de maand; ze wordt verrekend op de volgende factuur. De korting bedraagt nooit meer dan 50% van de maandelijkse vergoeding van die maand.

4. Prioriteiten en reactietijden

Werkuren: werkdagen (maandag tot vrijdag) van 8.30 tot 12 uur Belgische tijd, behalve wettelijke feestdagen in België. De bewaking meldt Storingen automatisch aan de Leverancier, ook buiten de werkuren.

5. Back-up en herstel

• Elke nacht een versleutelde back-up van de volledige database bij de hostingpartner in de EU, 30 dagen bewaard, plus herstel naar een willekeurig moment van de laatste 30 dagen.
• Elke nacht een kopie van alle Klantgegevens in de eigen Google Drive van de Klant (Bijlage 3).
• Maximaal gegevensverlies na een herstel: 24 uur (in de praktijk minder). Doel voor herstel na een zware storing: binnen 1 werkdag.
• De Leverancier test het terugzetten van een back-up minstens twee keer per jaar.

6. Bewaking en communicatie

• Het Platform wordt elke 5 minuten van buitenaf gecontroleerd. Elke nacht vergelijkt het Platform de betalingen bij Mollie met de eigen gegevens en haalt het gemiste meldingen in.
• Een Storing wordt binnen 1 uur na vaststelling gemeld in het klantportaal en per mail aan de beheerders, met een update bij elke stap en een korte uitleg achteraf bij een kritieke Storing. De statuspagina toont de live status per onderdeel.

B2 Bijlage 2: Verwerkersovereenkomst

De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn deelnemers en Gebruikers; de Leverancier is verwerker in de zin van artikel 28 AVG (GDPR).

1. Wat er verwerkt wordt

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid) zijn niet nodig voor het Platform. Vraagt de Klant ze toch in een eigen formuliervraag (bv. dieetwensen of allergieën), dan is hij zelf verantwoordelijk voor de rechtsgrond.

2. Verplichtingen van de Leverancier

• Verwerkt enkel op gedocumenteerde instructie van de Klant; de Overeenkomst en de instellingen in het Platform gelden als instructie.
• Wie toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht. Dat is enkel Frederik Daneels.
• Passende beveiliging, waaronder: versleutelde verbindingen, versleutelde sleutels van Koppelingen, tweede factor voor beheerders, rollen per Gebruiker, robotcontrole en limieten op formulieren, versleutelde nachtelijke back-ups, logboek van wijzigingen aan Koppelingen.
• Helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissing) en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, voor zover redelijk.
• Meldt een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met wat bekend is.
• Wist of bezorgt de gegevens terug bij het einde, zoals in artikel 16.
• Stelt de informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen; een audit gebeurt na 30 dagen aankondiging, op kosten van de Klant, hoogstens eenmaal per jaar, behalve na een inbreuk.

3. Subverwerkers

De Klant geeft algemene toestemming voor de onderstaande subverwerkers. Een nieuwe of vervangende subverwerker meldt de Leverancier 30 dagen vooraf; de Klant kan op redelijke gronden bezwaar maken en, als geen oplossing gevonden wordt, de Overeenkomst kosteloos opzeggen.

Korte meldingen aan de Leverancier via Telegram (fouten en nieuwe chatberichten) en pushberichten op zijn telefoon bevatten geen persoonsgegevens: enkel een titel zonder namen of e-mailadressen, een intern volgnummer en een link naar het portaal. De inhoud staat enkel in het klantportaal en in de mail aan de Leverancier.

Geen subverwerkers van de Leverancier, maar diensten die de Klant met eigen contracten gebruikt en koppelt: Mollie (betalingen), Billit (facturen, Peppol) en Google (Gmail, Drive). Voor die verwerkingen sluit de Klant zelf een overeenkomst met die partijen.

4. Doorgifte buiten de EER

Persoonsgegevens worden opgeslagen in de EU. Een doorgifte naar een land buiten de EER gebeurt enkel met een passende waarborg (adequaatheidsbesluit, EU-VS gegevensbeschermingskader of standaardcontractbepalingen).

B3 Bijlage 3: Continuïteitsregeling

De Klant houdt zijn gegevens altijd zelf in handen, ook als het Platform of de Leverancier wegvalt. De broncode blijft bij de Leverancier en maakt geen deel uit van de Overeenkomst.

1. Gegevens: elke nacht in de eigen Drive

Zodra de Klant zijn Google Drive koppelt (Connecties › Google Drive), zet het Platform elke nacht in de map "Klantenportaal frederikdaneels back-up":

• een Google Sheet om te lezen: klanten, inschrijvingen, betalingen, facturen, opleidingen en datums, kortingscodes, feedback, verstuurde mails;
• een volledige kopie van de database van de Klant (.sql.gz, gewone SQLite-dump), 30 dagen bewaard;
• een LEESMIJ met uitleg om de database terug te zetten.

De kopie bevat geen sleutels van Koppelingen. Het Platform krijgt bij Google enkel toegang tot de bestanden die het zelf aanmaakt.

2. Verlaten van het Platform

Bij het einde van de Overeenkomst, om welke reden ook, geldt artikel 16: volledige export binnen 30 dagen (database-dump en CSV) en hulp bij de overstap aan het uurtarief. Met de kopie in de eigen Drive en de LEESMIJ kan een andere leverancier de gegevens overnemen. De broncode maakt geen deel uit van de overstap, tenzij Partijen een overname apart afspreken.

— Contact

Frederik Daneels, Extra Paar Handen UG
E-mail: [email protected]
Inschrijvingsplatform · Privacy Policy · Impressum